Analizując koszty związane z podróżami służbowymi, zazwyczaj do analizy brane są tylko bezpośrednie wydatki na transport, hotele oraz ryczałty za delegacje. Aby jednak zachować pełny ogląd, powinniśmy wziąć pod uwagę również ukryte, często nieoczywiste koszty.
Polityka wyjazdów służbowych
W większości firm obowiązuje polityka wyjazdów służbowych, mająca na celu minimalizację kosztów oraz zgodność procesu z przyjętymi zasadami (tzw. compliance).
Procedury różnią się w zależności od wewnętrznych wytycznych danej firmy. Nie zawsze są one wystarczająco przejrzyste dla pracowników podróżujących służbowo i rozliczających swoje wydatki.
Za zarządzanie delegacjami zazwyczaj odpowiada kilka działów firmy a obowiązki związane z zaplanowaniem, zakupem i rozliczeniem podróży spoczywają na pracowniku. Takie rozwiązanie generuje koszty w postaci czasu poświęconego na porównywanie ofert, a następnie na zakup biletów i noclegów. Pracownik często dokonuje rezerwacji w ostatniej chwili, ponieważ traktuje to jako dodatkowy obowiązek poza głównym zadaniem.
Bezpośrednie koszty podróży
Koszt podróży służbowych składa się z kilku czynników:
- transport
- zakwaterowanie
- wyżywienie
- wynajem samochodu
- dodatkowe – bilety na konferencje, seminaria, szkolenia
Zakwaterowanie, w zależności od lokalizacji i standardu, może stanowić nawet 50% kosztów podróży służbowych.
Ukryte koszty
Koszt późnej rezerwacji
Wyjazd służbowy planowany z odpowiednim wyprzedzeniem umożliwia skorzystanie z atrakcyjniejszych cenowo ofert niż w przypadku rezerwacji dokonanych tuż przed wyjazdem.
Różnice kursowe i koszty przewalutowania
W przypadku podróży zagranicznych korzystanie z portali rezerwacyjnych wiąże się z płatnością kartą na miejscu. Ostateczna kwota zakupu usługi będzie uwarunkowana aktualnym kursem waluty, który może się różnić od kursu, po jakim rezerwacja była dokonana oraz powiększona o koszt przewalutowania zgodny z taryfą prowizji i opłat banku.
Zarówno w przypadku noclegów w hotelach jak i wynajmu samochodu opłaty te mogą znacząco zwiększyć wydatki na podróże służbowe.
Koszt pracownika
Warto pamiętać, że pracodawca ponosi również koszty związane z utratą czasu pracy na organizowanie podróży przez pracownika oraz na dojazdy na dworzec, lotnisko i do hotelu.
Jak ustandaryzować proces T&E oraz obniżyć realne koszty podróży służbowych?
Mając na uwadze kompletny proces travel and expense stworzyliśmy Mindento -– aplikację do zarządzania wyjazdami i wydatkami służbowymi oraz do ich optymalizacji
Dzięki Mindento:
- usystematyzujesz i uprościsz proces zarządzania wydatkami służbowymi
- obniżysz koszty delegacji
- ograniczysz formalności
- zachowasz kontrolę nad budżetem
- zapewnisz zgodność z compliance
- sprawisz, że pracownicy będą postrzegać proces jako łatwy i przyjemny
W naszej aplikacji możesz wybrać najkorzystniejsze oferty związane z podróżą. Wszystkie ceny podane i rozliczane są w PLN. Unikasz kosztów przewalutowania przez bank, dzięki zastosowaniu średniego kursu NBP dla danej waluty. W przypadku noclegów czy wynajmu samochodów możesz zaoszczędzić ok. 7-8% w stosunku do płatności kartą na miejscu.
