Wszystko powinno działać sprawnie, system zaś powinien wspierać użytkownika, a nie być dodatkowym obciążeniem. Jednocześnie użytkownik powinien poruszać się w takim środowisku interfejsu, które zna z codziennego życia. Te cele wyznaczyły nam sposób pracy podczas opracowania funkcjonalności i warstwy ‘doświadczeń użytkownika’ (UX). Dlatego do integracji systemu wybraliśmy wyłącznie takich partnerów, którzy gwarantują najlepsze rozwiązania (silniki OCR i ECM), najwydajniejsze wyszukiwarki Online Booking Tools oraz najbardziej rozwojowe technologie. Oprócz ułatwienia życia podróżującym nasz system korzysta z integracji w zakresie zarządzania strukturą organizacyjną, danymi dostawców, planem kont i wymiarami analitycznymi ERP.
Większość firm posiada wypracowane zasady odbywania podróży służbowych i ponoszenia wydatków, ale nie dysponuje narzędziami do ich egzekwowania. Z badań zaprezentowanych w 2015 roku przez Hermes Management Consulting wynika, że zapewnienie stosowania się do ustalonych w firmie zasad obniża koszty podróży i wydatków o 23%. Wychodzimy naprzeciw tym potrzebom oferując system zapewniający monitorowanie przestrzegania obowiązujących zasad. Nasze rozwiązanie wyposażone jest zarówno w funkcjonalności o charakterze prewencyjnym jak i detekcyjnym. Jednocześnie dbamy o to by nie spowalniać działalności firmy, bo wiemy, że rozwój biznesu jest najważniejszy.
Każdy, kto podróżuje służbowo wie jak ważne jest przygotowanie wszystkich niezbędnych dokumentów i informacji: biletów, kart pokładowych, rezerwacji hotelowej, polisy i innych. Zapisywać trzeba miejsca spotkań, nazwiska osób kontaktowych i wiele innych informacji. Cenna okazuje się każda sekunda, a każda nieoczekiwana komplikacja może wymusić zmianę planu. Przybywa nie tylko faktur gromadzonych w związku z wydatkami ponoszonymi podczas podróży, ale też okazji by je gdzieś zapodziać. Znając te problemy z doświadczenia, wyposażyliśmy nasz system w elektroniczny portfel, gdzie można przechowywać wszystkie dokumenty wraz z planem podróży. Zgromadzone tam: bilety, faktury i dane posłużą później do automatycznie wygenerowanego dokumentu rozliczenia.
Koszty podróży to zazwyczaj trzecia co do wielkości pozycja kosztów zaraz po kosztach bezpośrednich i kosztach personelu. Charakteryzują się trudnością reagowania na bieżąco na pojawiające się zdarzenia, a i często jedyne, co może zrobić CFO, to kolejna akceptacja w drodze „wyjątku”, oraz pouczenie pracownika. Nasze rozwiązanie pozwala na reagowanie zanim przysłowiowe mleko zostanie rozlane. System posiada poglądowy kokpit przystosowany do potrzeb osoby biznesowo odpowiedzialnej za proces Travel & Expense. Kokpit wyposażony jest w system odpowiednich KPI oraz szczegółowy monitoring zdarzeń. Wszystkie transakcje objęte są pełną ścieżką audytu.
Jak dowodzą wyniki badań rozliczenie wyjazdu służbowego przygotowuje się w godzinach pracy. Po co w takim razie tracić czas na żmudne tabelki i załączniki zamiast skoncentrować się na osiąganiu postawionych przed Tobą celów? Korzystając z naszego systemu wystarczy zrobić zdjęcie dokumentu by automatycznie została rozpoznana jego treść i dobrany odpowiedni kurs walut. Przygotowanie rozliczenia wyjazdu i wyliczenie diety jest u nas oczywistością. Wszystkie dokumenty przechowywane są w archiwum elektronicznym spełniającym wymogi ustawowe, dzięki czemu nie ma konieczności ich zbierania i przechowywania.
Dekretowanie dokumentów z rozliczeń wyjazdów lub wydatków służbowych to ciągłe poprawianie błędów w obliczeniach i uzgadnianie sald pracowników. W naszym rozwiązaniu obliczenia transakcji wykonywane są automatycznie, a dane z faktur po uprzednim rozpoznaniu umieszczane w odpowiednich polach. Wszystko to z zachowaniem zgodności z zasadami podatkowymi VAT i CIT. Autorskie algorytmy sztucznej inteligencji (AI) trafnie podpowiadają konta księgowe oraz wykorzystywane wymiary analityczne.
Obecnie automatyzacja znajduje swoje miejsce w każdym obszarze działania firm. Innowacyjne technologie stają się powszechne i sprzyjają rozwojowi biznesu. Jednakże dotychczas automatyzacja omijała proces „travel & expense”, co powodowane było brakiem możliwości integrowania nowoczesnych technologii i wielu partnerów biznesowych w jednym miejscu. Pokonaliśmy te bariery oferując rozwiązanie integrujące narzędzia ECM, OCR, algorytmy AI, systemy HRM i ERP z dostawcami OBT, agentami podróży służbowych, operatorami płatności i dostawcami infrastruktury ICT. Nasze rozwiązanie automatyzuje cały proces: od złożenia wniosku przez rozliczenie aż do dekretacji i księgowania.
Na naszej stronie internetowej stosowane są mechanizmy automatycznego przechowywania danych (typu: „cookies”). Są to pliki zapisywane na urządzeniu końcowym użytkownika, służące do identyfikacji przeglądarki w trakcie przeglądania strony internetowej. Za ich pomocą, dostarczane są administratorowi informacje statystyczne na temat: ruchu i aktywności użytkowników oraz sposobie korzystania ze strony.
Pliki „cookies” wykorzystywane są przez nas w celu:
Przechowywanie plików „cookies” lub uzyskiwanie do nich dostępu wymaga uzyskania zgody użytkownika. Użytkownik wyraża zgodę na stronie mindento.com.
Przechowywanie plików „cookies” nie powoduje zmian konfiguracyjnych w telekomunikacyjnym urządzeniu końcowym użytkownika i oprogramowaniu zainstalowanym w tym urządzeniu.
Użytkownik może wyłączyć w swojej przeglądarce obsługę przyjmowania plików „cookies” jednak efektem takiej zmiany mogą być utrudnienia związane z obsługą strony.
W Mindento szanujemy prywatność korzystających z naszej aplikacji oraz odwiedzających naszą stronę internetową i respektujemy uwarunkowania prawne dotyczące prywatności i ochrony danych osobowych. Jako dane osobowe rozumiemy: imię i nazwisko, adres pocztowy, adres e-mail, numer telefonu, stanowisko, a także dostawcę usług internetowych, adres protokołu internetowego, oraz inne dane osobowe otrzymane lub zebrane zgodnie z obowiązującymi przepisami.
W Mindento zbieramy dwa rodzaje informacji na temat użytkowników naszej aplikacji oraz odwiedzających stronę internetową:
Nie zbieramy anonimowych informacji ogólnych ani danych osobowych związanych z odwiedzaniem naszej strony, jeżeli nie zostaną przekazane nam dobrowolnie.
Zebrane dane osobowe wykorzystujemy do:
Dane osobowe użytkowników korzystających z aplikacji mobilnej przechowywane są przez okres współpracy Mindento a pracodawcą użytkownika.
Na naszej stronie internetowej stosowane są mechanizmy automatycznego przechowywania danych (typu: „cookies”). Są to pliki zapisywane na urządzeniu końcowym użytkownika, służące do identyfikacji przeglądarki w trakcie przeglądania strony internetowej. Za ich pomocą, dostarczane są administratorowi informacje statystyczne na temat: ruchu i aktywności użytkowników oraz sposobie korzystania ze strony.
Pliki „cookies” wykorzystywane są przez nas w celu:
Przechowywanie plików „cookies” lub uzyskiwanie do nich dostępu wymaga uzyskania zgody użytkownika. Użytkownik wyraża zgodę na stronie mindento.com.
Przechowywanie plików „cookies” nie powoduje zmian konfiguracyjnych w telekomunikacyjnym urządzeniu końcowym użytkownika i oprogramowaniu zainstalowanym w tym urządzeniu.
Użytkownik może wyłączyć w swojej przeglądarce obsługę przyjmowania plików „cookies” jednak efektem takiej zmiany mogą być utrudnienia związane z obsługą strony.
Strona mindento.com może zawierać linki do stron internetowych należących do osób trzecich. Nie ponosimy odpowiedzialności ochronę prywatności oraz za zawartość stron nienależących Mindento Sp. z o.o.
Każda wizyta użytkownika odwiedzającego stronę mindento.com jest rejestrowana w logach systemowych. Zapisywane w ten sposób dane to m.in.: data, czas wizyty oraz adres IP. Dane z logów wykorzystywane są wyłącznie do celów administracji i prowadzenia statystyk odwiedzin.
Pytania i uwagi odnośnie zasad polityki prywatności oraz ich przestrzegania należy kierować drogą elektroniczną na adres e-mail: [email protected].
