Wyjazdy służbowe na każdym etapie dają możliwość oszczędności – począwszy od rezerwacji lotu, wynajmu samochodu, czy noclegu, kończąc na czasochłonnym wypełnianiu rozliczeń i raportów. To jednak tylko wycinek obszarów, w których firmy mogą obniżyć koszty. Gdzie zatem szukać oszczędności i jakie zmiany wdrożyć?
Cel – obniżenie kosztów T&E
Obszar Travel & Expense pomimo dynamicznego rozwoju, nadal nie jest dobrze rozpoznany przez firmy. Mamy na myśli zarówno kontekst wewnątrzorganizacyjny, jak i możliwości oferowane przez rynek. Ponadto, rzeczywistość dowodzi, że firmy często nie posiadają jasnej strategii, której celem byłoby osiągnięcie oczekiwanego efektu oszczędności w tym obszarze, a jedynie mgliście wyrażone ogólne cele. Brak przejrzystości kompletnego obrazu podróży służbowych utrudnia menadżerom ustalanie i mierzenie zarządzania strategią T&E.
Liderzy rynku, dzięki holistycznemu spojrzeniu na firmę oraz optymalizacji, na bieżąco szukają obszarów, w których można obniżyć koszty. Przyjrzymy się bliżej zmianom wprowadzanym przez najlepszych i podsuniemy rozwiązania, które pomogą zaoszczędzić lub uniknąć kolejnych wysokich kosztów.
Dlaczego nie osiągamy upragnionych oszczędności?
Głównym problemem, z powodu którego firmy nie potrafią oszczędzać w procesie T&E, to brak wystarczającej wiedzy na temat rzeczywistego obrazu ich własnych podróży służbowych i wydatków. Pozyskanie jej jest dla przedsiębiorstw trudnym zadaniem, przez co wiele zmian jest odkładanych w czasie.
Dochodzi do tego także fakt, że w większości firm relacje między Travel Managerami a dyrektorami finansowymi nie są wystarczająco bliskie. Wynikiem tego jest brak uprawnień tych pierwszych do wdrażania potencjalnych ulepszeń. Menadżerowie nie są również w stanie oszacować oszczędności wynikających ze zmian polityki, ponieważ zazwyczaj ten obszar nie wchodzi w ich osobiste cele – zdecydowaną większość czasu poświęcają na kontakty z dostawcami, zaniedbując tym samym pracę nad poprawą jakości procesu. Problem ten jest istotny szczególnie dlatego, że firmy w swojej strukturze posiadają zazwyczaj jednego Travel Managera. Dodatkowo, angażowanie tak dużej ilości czasu na relacje z dostawcami nie przynosi zazwyczaj oczekiwanych oszczędności. Większość pracy poświęca się na zamówienia i monitorowanie umów oraz kontrolę przestrzegania ustalonych stawek. Kolejne oszczędności są trudne do uzyskania również dlatego, że warunki rynkowe niekorzystanie wpływają na poprawę preferencyjnych indywidualnych warunków , np. w umowach z liniami lotniczymi.
Kolejnymi czynnikami utrudniającymi obniżenie kosztów jest niewykorzystywanie potencjału KPI – wiele firm nie realizuje ważnych wskaźników, w tym właśnie oszczędności. Brakuje również autoryzacji wydatków jeszcze przed wyjazdem, w wyniku czego przełożeni nie są w stanie zagwarantować, że pracownicy wybierają najkorzystniejsze alternatywy. Klasycznym problemem jest ręczne wprowadzanie danych i wypełnianie zestawień wydatków i rozliczeń delegacji, które łatwo doprowadza do kosztownych dla firmy błędów. Ostatnim wymienianym przez nas problemem jest nieświadome bagatelizowanie wydatków czyli kosztów ukrytych, poniesionych w wyniku niezamierzonych decyzji, np. dodatkowych podatków, opłat umownych, czy wyboru niewłaściwego środka transportu lub lokalizacji.
Obszary, w których warto wprowadzić zmiany
Polityka T&E. Polityka podróży służbowych i wydatków jest kluczowym obszarem do osiągnięcia oszczędności. To właśnie egzekwowanie ścisłej zgodności z zobowiązującymi w firmie zasadami pozwala oszczędzać około 23% kosztów związanych z T&E. Bardzo ważne jest, aby równocześnie ustalić i dokładnie wymagać ścisłych reguł oraz wdrożyć cały program polityki, który będzie uwzględniał również komunikację, szkolenia, sesje informacyjne oraz przekazywanie informacji zwrotnej dla pracowników, a także dalsze monitorowanie wskaźników KPI. Skutecznie przekazywana polityka T&E wymusza na pracownikach korzystanie z najniższych taryf oraz możliwych w ramach przyjętych zasad alternatyw. W ten sposób przedsiębiorstwa nie pozwalają na kosztowne wyjątki, umożliwiając Travel Managerom odpowiednie planowanie i proponowanie nowych strategii. Stałe odświeżanie wiedzy pracowników w zakresie polityki, przyczynia się bezpośrednio do zmniejszenia kosztów bezpośrednich, równocześnie zapewniając spełnienie potrzeb biznesowych.
Rezerwacje. Wdrożenie obowiązkowego korzystania z firmowego narzędzia pozwala osiągnąć o wiele wyższy wskaźnik adaptacji rezerwacji online – nawet 80%, co przekłada się na większą satysfakcję pracowników, a także wzrost oszczędności w wysokości 5-8%. Jest to bardzo istotna zmiana, ponieważ w tym obszarze również obowiązuje zasada Pareto, pokazująca że 22% pracowników dokonuje 80% wszystkich rezerwacji. Ciekawym rozwiązaniem wykorzystywanym przy rezerwacjach biletów lotniczych jest ustanawianie benefitów jedynie dla nieprzypadkowo wybranych nielicznych grup pracowników, dodatkowo w precyzyjnie określonych warunkach np. zespół negocjujący kontrakt w przypadku gdy lot trwa ponad 6 godzin.
Dostawcy oraz negocjacje. W obszarze T&E, każde -50 zł od ceny pokoju czy 2% zniżki kosztu bilety lotniczego wpływają na realne oszczędności. Aby jednak wynegocjować najlepsze ceny, należy mieć całościowy wgląd w podróże i wydatki oraz kontrolę nad każdą złotówką wydaną u dostawcy. Niestety w przypadku rezerwacji poza zatwierdzonym systemem, wydatki prawdopodobnie nie będą wyłapane, dlatego tak istotne jest przestrzeganie polityki T&E oraz harmonizowanie i analizowanie wszystkich źródeł rezerwacyjnych. Zebrane dokładne informacje o wydatkach, uzgodnionych stawkach pozwalają na zajęcie lepszej pozycji podczas negocjacji z dostawcami. Tylko dzięki danym o honorowaniu umów i osiąganych rabatach, travel managerowie są w stanie wymagać odpowiednio więcej. Ważnym aspektem przy obowiązkach związanych z zarządzaniem dostawcami jest jednak czas, który poświęcają na to pracownicy. Niestety bardzo często zadania w tym obszarze są bardzo czasochłonne, co nie przekłada się na oczekiwane oszczędności. Dlatego należy wprowadzać automatyzację również w tym zakresie oraz pamiętać o tym, aby uzyskane rabaty były odpowiednio wyższe niż czas przeznaczony na podpisanie umowy.
Koszty roamingu. Firmom bardzo często umykają opłaty roamingowe, które mogą szybko naliczać się podczas podróży, dostarczając w ten sposób niemiłych niespodzianek przełożonym. Problem ten wzrasta szczególnie w wyjazdach poza Europę. Nieprawidłowe zarządzanie umową na usługi telekomunikacyjne może prowadzić nawet do 30% wzrostu rachunków*. Choć roaming w UE nie nalicza już tak wysokich opłat, nadal warto dokładnie analizować zapisy umów z operatorami, szczególnie w zakresie transferu danych. Aby zlikwidować ten problem, należy zapobiegać takim sytuacjom, czyli identyfikować wyjazdy, które mogą naliczać roaming lub dodatkowe opłaty, jeszcze przed ich rozpoczęciem. Dzięki temu, możliwe będzie dostosowanie planów taryf do specyfiki podróży.
Podatki. Czyli jeden z przykładów wydatków ukrytych, które często są pomijane. Jest to kosztowny błąd, ponieważ podróże pracowników mają wiele konsekwencji podatkowych, od naliczanego VAT, po zakupy międzynarodowe. Niektóre z tych podatków można jednak kontrolować i odzyskiwać poniesione koszty, jednak tylko w przypadku, gdy firma ma wiedzę w tym zakresie i posiada odpowiednie narzędzia.
Programy motywacyjne. Ciekawym rozwiązaniem są programy motywacyjne dla pracowników, polegające na dzieleniu się wygenerowanymi oszczędnościami. Dzięki wprowadzeniu takich programów zarówno firmy, jak i pracownicy uzyskują korzyści, a ponadto budowana jest zdrowa kultura organizacyjna. Pracownicy poprzez aktywny udział w podejmowaniu decyzji szybko identyfikują się z firmą, co automatycznie otwiera drzwi do krzewienia wśród nich entreprenurshipu, o którym marzy każda firma.
Przedstawiając powyższe obszary, wracamy do punktu wyjścia – potrzeby przeprowadzenia analizy kolejnych etapów procesu. Dlatego przy nadarzającej się okazji, czyli już podczas planowania następnego wyjazdu służbowego, zachęcamy Was do głębszego spojrzenia, na to: co i jak robicie. Będzie to pierwszy krok do oceny potencjału oszczędności i wprowadzenia opisanych w artykule optymalizacji. Powodzenia!
