Czytaj naszego bloga

Oszczędności w obszarze podróży i wydatków służbowych dzięki aplikacji mindento

Ukryte koszty podróży służbowych

Analizując koszty związane z podróżami służbowymi, zazwyczaj do analizy brane są tylko bezpośrednie wydatki na transport, hotele oraz ryczałty za delegacje. Aby jednak zachować pełny ogląd, powinniśmy wziąć pod uwagę również ukryte, często nieoczywiste koszty. Polityka wyjazdów służbowych W większości firm obowiązuje polityka wyjazdów służbowych, mająca na celu minimalizację kosztów oraz zgodność procesu z przyjętymi zasadami (tzw. compliance). Procedury różnią się w zależności od wewnętrznych wytycznych danej firmy. Nie zawsze […]

Korzyści dla HR

Zarządzanie zasobami ludzkimi Pracownicy stanowią jeden z podstawowych zasobów firmy. Ich wiedza, doświadczenie i motywacja są główną składową rozwoju i sukcesu przedsiębiorstwa. Rozpiętość i zróżnicowanie obowiązków działu HR sprawia, że stanowi on łącznik pomiędzy managerami, dyrektorami i zarządem firmy a jej pracownikami. By zapewnić optymalne wykorzystanie czasu pracowników, firmy muszą podjąć działania dążące do skrócenia czasu czynności administracyjnych. Jednym z obszarów marnotrawstwa czasu jest planowanie i rozliczanie podróży […]

Korzyści dla CFO z wdrożenia aplikacji mindento w firmie

Przebieg procesu T&E Większość firm opracowała wewnętrzne procedury związane z planowaniem, zakupem i rozliczaniem podróży służbowych. Zazwyczaj proces przebiega według poniższego schematu: stworzenie budżetu podróży i wnioskowanie akceptacja budżetu przez przełożonego zakup biletów i noclegów gromadzenie przez pracowników dokumentów niezbędnych do udokumentowania poniesionych wydatków firmowych i rozliczenia delegacji opisanie dokumentów i wprowadzenie ich do formularza w Excelu lub workflow zatwierdzenie kosztów przez przełożonego dostarczenie dokumentów w formie papierowej […]

Korzyści dla pracownika

Podróżujesz służbowo i rozliczasz wydatki pracownicze? Każdy wydatek poniesiony przez pracownika powinien być odpowiednio udokumentowany i opisany, a następnie zgłoszony do działu finansowego/księgowości w określonym terminie. Jak często zdarzyło Ci się zgubić fakturę lub nie otrzymać jej droga mailową od usługodawcy? Czy zawsze wiesz, które wydatki wpisują się w politykę firmy i czy będzie można je zaksięgować i rozliczyć? Wypełnienie tabel rozliczeń w Excelu zabiera Ci zbyt dużo czasu? Skorzystaj z prostego rozwiązania […]

Wsparcie compliance dla CFO w obszarze te

Znaczenie compliance dla firmy Jednymi z większych wyzwań stojących przed firmą jest zapewnienie przejrzystości i zgodności działań pracownika z obowiązującymi zasadami, czyli compliance. Jakie funkcje spełnia compliance w firmie? funkcja kontrolna – dokonywanie cyklicznych kontroli weryfikujących czy procedury i zasady przyjęte przez firmę są stosowane funkcja dowodowa – gromadzenie dokumentacji, stanowiącej dowód działania systemu compliance w przedsiębiorstwie Compliance jest ważnym elementem procesów wydatków pracowniczych i podróży […]

Automatyzacja delegacji i wydatków służbowych w IFS

Twoja firma korzysta z systemu IFS i chciałaby w łatwy i szybki sposób zautomatyzować procesy związane z podróżami służbowymi? Mamy dla Ciebie gotowe rozwiązanie! IFS optymalizuje procesy w kluczowych obszarach działalności firmy. Jedną z jego zalet jest obsługa transakcji finansowo – księgowych, usprawniająca pracę działu księgowości. Dla CFO niewątpliwą zaletą jest przejrzystość w obszarze wydatków i rozliczeń pracowniczych. W większości firm proces planowania oraz rozliczania podróży […]

Aplikacja mindento – korzyści z wdrożenia w dużej firmie

Przy dużej skali biznesu kluczowe jest zapewnienie efektywności procedur, które powinny minimalizować czas poświęcany na realizację zadania. Automatyzacja procesów jest jednym z najlepszych sposobów na ograniczenie wydatków przedsiębiorstwa. Przy dużej ilości pracowników tradycyjny sposób planowania i rezerwacji a następnie rozliczania podróży służbowych i wydatków generuje problemy związane z: nieuporządkowanym obiegiem dokumentów błędnie wypełnionymi wnioskami skomplikowanym i długotrwałym procesem autoryzacji wydatków brakiem przejrzystości […]

Jak skorzystać z cyfryzacji procesów?

Nie wyobrażamy sobie już codziennej pracy bez stałego dostępu do internetu oraz urządzeń elektronicznych. Technologia otacza nas wszędzie: od elementów życia codziennego takich jak opłacanie rachunków czy kupowanie biletu w autobusie, po wykonywanie obowiązków  służbowych. Coraz więcej firm, chcąc usprawnić funkcjonowanie oraz zoptymalizować swoje procesy, sięga po narzędzia oparte na zaawansowanych rozwiązaniach technologicznych. Jakie korzyści niesie za sobą wprowadzenie cyfryzacji procesów wewnętrznych w przedsiębiorstwie? ułatwienie komunikacji pomiędzy pracownikami, […]

Jak po pandemii zmienił się krajobraz podróży służbowych i podejście do nich?

Pandemia, z którą zmagaliśmy się w ciągu ostatnich kilkunastu miesięcy, skutecznie uniemożliwiała firmom możliwość wyjazdów służbowych. Zwiększone ryzyko zarażenia wirusem, ograniczenia nałożone przez rządy państw, a w konsekwencji zamknięte hotele, restauracje czy konieczność odbycia kwarantanny w miejscu docelowym  spowodowały, że bezpośrednie rozmowy z klientami czy kontrahentami zmuszeni byliśmy zastępować spotkaniami online. Powoli wracamy już do kontaktów bezpośrednich, wyciągamy wnioski i na nowo wprowadzamy w życie zasady dotyczące podróży. Zapraszamy […]

Oczekiwania CFO w procesie zakupowym podróży służbowych. Jak skorzystać z transformacji cyfrowej?

Większość firm nadal zmaga się z realizacją procesu zakupowego w praktyce. Wynegocjowane warunki są trudne do weryfikacji, a dynamika cen bieżących noclegów i przelotów nie pozwala na uchwycenie wiarygodnej i niezaprzeczalnej informacji o osiągniętych efektach, zarówno tych pozytywnych jak negatywnych. Dodatkowo proces składa się z kilku etapów, które w praktyce często rozciągają się w czasie lub sprawiają problemy komunikacyjne z zewnętrzną agencją, a później podczas kompletowania dokumentów. PROCES TRAVEL & […]

Zwinna automatyzacja

Przez ostatnie lata jesteśmy w centrum szumu informacyjnego na temat robotyzacji pracy biurowej. „Robotics Process Automation” brzmi naprawdę świetnie, chociaż bywa, że dla osób, które zetknęły się z tematyką w praktyce, stanowi większą wartość jako czynnik rozwoju kompetencyjnego pracowników, a nie realną wartość ekonomiczną. Temat zastosowania robotyzacji procesów jest niełatwy: wymaga skali, czasu, budżetu i cierpliwości, a jednocześnie jest w stanie pokryć zazwyczaj tylko ograniczony obszar organizacji. Szczęśliwie, […]

Jak zbudować business case wdrożenia systemu do zarządzania podróżami służbowymi

W przeciwieństwie do realizowania zadań w sposób znany od zawsze, wdrożenie zmian nie jest łatwe. Co jednak, jeśli przyjęte kiedyś metody stały się nieefektywne? Motywacją do zmiany, która przekona zarówno zarządy jak i pracowników,  jest dobrze przygotowany business case. Ważne jest jednak, aby przedstawić w nim to, co dla firmy najważniejsze – oszczędności lub zyski. Aby zrobić to rzetelnie i pozbyć się wątpliwości, przedstawiamy krok po kroku jak przekonać […]

Digital Business Travel

Nie da się tego nie zauważyć: firmy – jedna po drugiej – zaczynają realizować swoje Digital Strategies. Wizje nowych rozwiązań opartych na algorytmach AI materializują się na naszych oczach. Dodatkowo, hype-marketingowcy bombardują newsami o nieskończonej liczbie możliwości dostępnych dzięki automatyzacji i robotyzacji. Zastanówmy się na chłodno: Jaki kierunek obiera rozwój w procesie Travel & Expense? Czy Twoja firma przestała już śnić, a zaczęła wdrażać? WIEDZA JEST NIEZBĘDNA […]

Między biznesem a biurokracją. Podróż służbowa oczami pracownika

Podróż kojarzy się z relaksem. A podróż służbowa? Ze sporą dawką obowiązków i równie dużą dawką stresu. Niestety natłok  zadań nie jest związany jedynie z celem podróży, np. spotkaniem z klientem, ale z samą organizacją wyjazdu i formalnościami. Z tego powodu pracownicy nie potrafią w pełni skupić się na najważniejszym zadaniu, rozpraszając swoją uwagę na milion pobocznych spraw. ROZPRASZACZE W OBSZARZE PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH Według badań KDS, aż 88% pracowników zarządza wydatkami z podróży w trakcie […]

6 Pomysłów na skuteczne obniżenie kosztów wyjazdów służbowych

Wyjazdy służbowe na każdym etapie dają możliwość oszczędności – począwszy od rezerwacji lotu, wynajmu samochodu, czy noclegu, kończąc na czasochłonnym wypełnianiu rozliczeń i raportów. To jednak tylko wycinek obszarów, w których firmy mogą obniżyć koszty. Gdzie zatem szukać oszczędności i jakie zmiany wdrożyć? Cel – obniżenie kosztów T&E Obszar Travel & Expense pomimo dynamicznego rozwoju, nadal nie jest dobrze rozpoznany przez firmy. Mamy na myśli zarówno kontekst wewnątrzorganizacyjny, […]

Digitalizacja i automatyzacja w procesie Travel & Expense

Nie będzie to odkrywcze stwierdzenie, jednak warto je podkreślić – nowoczesne technologie dominują w procesach biznesowych. Automatyzacja jest słowem odmienianym przez wszystkie przypadki w dużych organizacjach już ponad dziesięć lat, a powszechne wykorzystanie algorytmów bazujących na sztucznej inteligencji nastąpi zapewne w przeciągu kolejnych pięciu. Przyglądając się tematom, które od dekady są „na czasie”, przyjęcie tego […]