Nie da się tego nie zauważyć: firmy – jedna po drugiej – zaczynają realizować swoje Digital Strategies. Wizje nowych rozwiązań opartych na algorytmach AI materializują się na naszych oczach. Dodatkowo, hype-marketingowcy bombardują newsami o nieskończonej liczbie możliwości dostępnych dzięki automatyzacji i robotyzacji. Zastanówmy się na chłodno: Jaki kierunek obiera rozwój w procesie Travel & Expense? Czy Twoja firma przestała już śnić, a zaczęła wdrażać?
WIEDZA JEST NIEZBĘDNA
Stwierdzenie, że polski rynek badań procesów biznesowych jest „ubogi” to jednocześnie brutalna i subtelnie wyrażona diagnoza. Firmy nie mają danych na temat rozwoju podobnych organizacji, przez co nie nabywają wiedzy potrzebnej do własnego rozwoju. Brakuje rzetelnych analiz rynku oraz dokładnego benchmarkingu, konkretnych rozwiązań. Firmy nierzadko stoją w miejscu i nie szukają – lub próbują szukać, ale nie wiedzą gdzie pozyskać cenną wiedzę. Doprowadza to do sytuacji, gdzie zarówno nowoczesność narzędzi jakimi dysponują oraz poziom kultury organizacyjnej ustawiają polskie firmy w tyle za ich europejskimi, czy amerykańskimi odpowiednikami. Od czego więc zacząć? Zachęcamy, aby pierwszym krokiem do rozwoju była analiza własnego podwórka. Aby inspirować się działaniami innych, należy zdiagnozować na jakim etapie w tej chwili jest firma. Dzięki temu łatwiej będzie wybrać odpowiednią ścieżkę rozwoju dla organizacji.
SYSTEM INFORMATYCZNY BUDUJE SAMOŚWIADOMOŚĆ
Jeżeli firma nie bada stanu własnych procesów, ciężko wyobrazić sobie osiągnięcie wyższego poziomu rozwoju. To zwykle główna blokada, która zamyka organizację w czterech ścianach. Firma potrzebuje klucza, który otworzy drzwi i pozwoli pójść dalej. Takim kluczem są dane i wiedza.
Z reguły firmy zakładają, że jedyną zaletą wprowadzenia nowego systemu jest automatyzacja. Jest to niewątpliwie duża korzyść, która pozwala na szybsze i łatwiejsze wykonywanie zadań. Prawdziwe korzyści idą jednak daleko dalej niż automatyzacja. Optymalizacja generuje oszczędności, pozwala pracownikom na podejmowanie dobrych decyzji, a przedsiębiorstwo jest w stanie identyfikować nowe możliwości np. negocjowanie stawek hotelowych czy lotniczych.
NA JAKIM ETAPIE JEST TWOJA FIRMA?
Aby wiedzieć co jest potrzebne by dalej się rozwijać, należy najpierw sprawdzić, na którym etapie drogi firma się znajduje. Pomoże tu krótkie przedstawienie etapów rozwoju procesu Travel & Expense. Przeczytaj oraz zastanów się, jak w Twojej firmie realizujecie zadania i z jakich rozwiązań korzystacie.
Poziom 1: Rozliczanie wydatków oparte na Excelu lub papierze
Większość firm zaczyna od ręcznego wprowadzania swoich wydatków do Excela – co jest czasochłonne. Brakuje jakiejkolwiek integracji i automatyzacji.
Poziom 2: (Prawie) zautomatyzowane procesy TEM
Firmy zwykle przechodzą następnie do podstawowego oprogramowania do zarządzania wydatkami. W ten sposób można zintegrować wnioski i rozliczenia z zewnętrznym workflow, jednak nadal korzysta się z papierowych faktur, ręcznie wprowadza dane do zestawień wydatków, oraz ręcznie księguje. W firmie brakuje automatyzacji.
Poziom 3: Wyspecjalizowane narzędzia
Wprowadzone rozwiązania zwiększają przejrzystość wydatków w całej organizacji, ułatwiają użytkownikom rozliczanie delegacji i zestawień wydatków oraz zapewniają odpowiedni workflow. Faktury skanowane są urządzeniami mobilnymi, a dokumenty dołącza się do zestawień automatycznie. Pracownicy niestety nadal wprowadzają dane i księgują ręcznie, a równocześnie prowadzony jest tradycyjny proces oparty o dokumenty papierowe.
Poziom 4: Ekosystem Travel & Expense
Ekosystem platform tworzą: korporacyjny system rezerwacji, narzędzie do zarządzania podróżami i wydatkami, firmowe ERP i HRM, a obsługa pełnego procesu dokonywana jest online. Faktury skanowane są urządzeniami mobilnymi z wykorzystaniem OCR, dane do zestawień wprowadzane automatycznie, podobnie jak dekretacja księgowa. System zintegrowany jest z bankiem, w którym firma posiada karty płatnicze.
Poziom 5: Inteligentne Procesy
Wprowadzona jest analityka predykcyjna, która analizuje dane historyczne i wskazuje obszary ryzyk przed ich ponownym pojawieniem się. Jest to dobre uzupełnienie dla flagowania ostrzeżeń niezgodności z firmową polityką podróży i wydatków. Na tym etapie optymalne decyzje zakupowe podejmowane są dzięki funkcjonalnościom typu Decision Mechanism Design bezpośrednio wpływającym na motywację pracowników.
Poziom 6: Digital Business Travel
System wykorzystujący narzędzia AI typu: Machine Learning, Robotics Process Automation, itd. System taki samodzielnie dokonuje zakupu pobytów i przejazdów Door-to-Door na podstawie optymalnych warunków biznesowych uwzględniając osobiste preferencje użytkownika.
I NA KONIEC …
Opis poziomów rozwoju obszaru Travel & Expense pomaga zaklasyfikować firmę i zidentyfikować jej potrzeby, słabe strony oraz wyzwania. Pamiętaj jednak, że będzie to w pełni możliwe dopiero wtedy, gdy jako organizacja nabędziecie świadomości stanu obecnego oraz świadomości najważniejszego – celu do którego dążycie. Przemyśl drogę, którą podążać ma Twoja firma i wybierz najważniejsze potrzeby, które chcesz zaspokoić. Powodzenia!
