Nie będzie to odkrywcze stwierdzenie, jednak warto je podkreślić – nowoczesne technologie dominują w procesach biznesowych. Automatyzacja jest słowem odmienianym przez wszystkie przypadki w dużych organizacjach już ponad dziesięć lat, a powszechne wykorzystanie algorytmów bazujących na sztucznej inteligencji nastąpi zapewne w przeciągu kolejnych pięciu. Przyglądając się tematom, które od dekady są „na czasie”, przyjęcie tego kierunku wydaje się procesem naturalnym. O zastosowaniu narzędzi Machine Learning czy Robotics Process Automation mówi się przecież regularnie, a ich dzisiejsze wykorzystanie jest jedynie przedsmakiem tego, co czeka nas w przyszłości.
Automatyzacja na poważnie
Automatyzacja procesów sprawdza się w każdym dziale firmy. Dla przykładu możliwe jest zautomatyzowanie działań sprzedażowych, czy marketingowych. Co za tym idzie? W dużym skrócie: szybka segmentacja leadów według ustalonych kryteriów, dostosowanie do nich przekazu marketingowego i spersonalizowanej promocji, co pozwala na przekształcenie leada w realnego klienta. Inny przykład to działy zakupów, które posiadają narzędzia e-procurementowe, szeroko wspomagające zarządzanie tym procesem. Mówimy tutaj o całym procesie zaopatrzeniowym, na wszystkich poziomach firmy i obejmującym: kompletowanie i agregację zapotrzebowania, składanie zamówień, rozliczanie faktur, przygotowanie i obsługę dokumentacji logistycznej, weryfikacja kupowanego asortymentu itp., aż do płatności. Realna jest także kontrola zakupów, poprzez centralną koordynację planowania, budżetowania i monitorowania, co w efekcie odciąża pracowników z codziennych zadań i pozwalając skupić się na realizacji strategii i współpracy z dostawcami.
Automatyzacja doskonale sprawdza się również w obszarze finansów, przykładowo payment factories pozwalają na w pełni zautomatyzowane realizowanie przelewów i zarządzanie gotówką całej grupy kapitałowej, niezależnie od obszarów geograficznych w jakich działa firma. Przetwarzanie płatności jest scentralizowane i przejrzyste, a duplikowane procesy i liczba pracowników zaangażowanych w proces automatycznie maleją. Tę wyliczankę można by było ciągnąć dalej, jednak wniosek nasuwa się sam – automatyzacja procesów jest realnym i dużym wsparciem dla firm.
Dlaczego Digital omijał obszar podróży służbowych i wydatków?
Skoro nowoczesne technologie dotarły do większości procesów i działów w polskich firmach, nasuwa się pytanie dlaczego nie wspomogły jeszcze obszaru T&E. Odpowiedzi można szukać obserwując rozwój naszego rynku, będącego dotąd wystarczająco dużym błękitnym oceanem w wielu perspektywach. Przewaga konkurencyjna firm budowana była przeważnie poprzez efektywność kosztową i wydajność sprzedaży i to tam kierowano zasoby na inwestycje i rozwój wobec czego Travel & Expense czekał z innymi w kolejce. Kolejnym czynnikiem jest fakt, że polskie firmy automatyzowały te procesy, w których wykorzystywały jeden rodzaj technologii, a pracownicy mieli zbliżone potrzeby. Tak było po prostu łatwiej. Dochodzi do tego również kwestia jakości zarządzania procesem: aby jakość osiągnąć, należy wcześniej dojrzeć do pewnego poziomu kultury organizacyjnej, co wymaga z kolei czasu. W obszarze Travel & Expense istniały również bariery techniczne. Digitalizacja pełnego procesu wymagała integracji co najmniej kilku systemów, np.: workflow, ERP, HRM (Human Resources Management), electronic banking, BTM (Business Travel Management), co ze względu na złożoność narzędzi oraz ich specyfikę było do tej pory trudne do osiągnięcia.
Co dzieje się dzisiaj?
Drzwi do autentycznej digitalizacji i automatyzacji otwierają się coraz szerzej. Dostęp do technologii ma charakter globalny i jest praktycznie nielimitowany, a powstające co chwila start-upy dostarczają czegoś dotąd niemożliwego: technologia staje się tania. Możemy w końcu śmiało stwierdzić, że to, co było zarezerwowane dla najbogatszych, teraz jest dostępne dla ogółu. Rynkiem zatrzęsły kolejno wkraczające technologiczne, innowacyjne młode firmy, dostarczające wysokiej jakości rozwiązania dla biznesu (na przykład wrocławski LiveChat). Rewolucja nie ominęła również modelu biznesowego – firmy wchodzące na rynek fin-tech, oferują świetne produkty dzięki zawiązywanym partnerstwom, nie tworząc samemu rozwiązań od A do Z, gdyż po prostu nie ma to ekonomicznego sensu. Wymienione zjawiska usunęły barierę technologiczną, która blokowała digitalizację obszaru Travel & Expense. Doczekaliśmy się odpowiedzi na wymienioną wcześniej potrzebę sprawnej i łatwej integracji kilku systemów. Technologia pozwala obecnie połączyć je w jedno narzędzie, które oprócz integracji zaspokaja również inne potrzeby biznesowe, takie jak: dostępność, bezpieczeństwo danych, przejrzystość, digitalizacja procesu i automatyzacja. A to przecież dopiero przetarcie szlaku dla tego, co ma nadejść – wykorzystywania w procesie algorytmów AI.
