Pandemia, z którą zmagaliśmy się w ciągu ostatnich kilkunastu miesięcy, skutecznie uniemożliwiała firmom możliwość wyjazdów służbowych. Zwiększone ryzyko zarażenia wirusem, ograniczenia nałożone przez rządy państw, a w konsekwencji zamknięte hotele, restauracje czy konieczność odbycia kwarantanny w miejscu docelowym spowodowały, że bezpośrednie rozmowy z klientami czy kontrahentami zmuszeni byliśmy zastępować spotkaniami online. Powoli wracamy już do kontaktów bezpośrednich, wyciągamy wnioski i na nowo wprowadzamy w życie zasady dotyczące podróży. Zapraszamy do zapoznania się z naszą analizą dotyczącą zmian w aspekcie delegacji po mijającej pandemii.
CZY SPOTKANIE ONLINE MOŻE ZASTĄPIĆ SPOTKANIE NA ŻYWO?
Ze względu na ograniczone możliwości bezpośredniego kontaktu z innymi członkami zespołu, kontrahentami czy klientami, zdecydowaliśmy się na korzystanie z narzędzi umożliwiających komunikację online. Dzięki dostępnym na rynku aplikacjom bez problemu zachowywaliśmy odpowiedni kontakt, organizowaliśmy wideokonferencje, a nawet duże eventy. Ale czy były one w stanie w pełni zastąpić nam bezpośrednią komunikację? Naszym zdaniem – nie. Choć zapewne wiele rozwiązań komunikacji internetowej zostanie z nami na dłużej, z przyjemnością wracamy do tradycyjnych form. Przede wszystkim spotkania na żywo dają możliwość budowania oraz utrzymania odpowiednich relacji biznesowych, których nie jesteśmy w stanie tak dobrze wykreować podczas rozmowy telefonicznej czy online. Do regularnych, bezpośrednich kontaktów wrócili już pracownicy działów handlowych, serwisanci, członkowie projektów rozwojowych, natomiast dostrzegalny jest spadek częstotliwości wyjazdów u osób z back-office.
CZY PRACOWNICY SĄ CHĘTNI DO PONOWNYCH WYJAZDÓW?
Długi brak możliwości podróży oraz częsta konieczność pracy w trybie home office spowodowała, że wielu pracowników z chęcią wraca do wyjazdów służbowych. Ostatnie miesiące pokazały nam, że potrzebujemy zmiany otoczenia, odnowienia lub nawiązania nowych relacji biznesowych. Jesteśmy bardziej otwarci i zmotywowani do podejmowania wyzwań w trakcie naszych delegacji.
BRAK WYJAZDÓW SŁUŻBOWYCH PRZEKŁADA SIĘ NA OSZCZĘDNOŚCI DLA PRZEDSIĘBIORSTWA? NIEKONIECZNIE.
W pierwszym etapie wprowadzonych ograniczeń wiele firm zauważyło znaczne oszczędności wynikające z braku podróży służbowych. Przedsiębiorstwa nie ponosiły kosztów związanych z wynajmem hoteli, transportu czy koniecznością wypłacania diet. Warto jednak zastanowić się, w jaki sposób zaoszczędzony kapitał przełożył się na ogólną sytuację finansową prowadzonej działalności. Czy aby na pewno oszczędności zrównoważyły utracony dochód? Podczas osobistych wizyt u klientów dużo łatwiej jest nam przekonać partnera do zakupu, podpisania umowy czy zmiany warunków istniejącego kontraktu. Znaczące dla nas decyzje nadal wolimy podejmować w bezpośrednim kontakcie.
Zamiast całkowicie odchodzić od delegacji, warto wprowadzić nowe rozwiązania, które pomogą zoptymalizować i obniżyć koszty z nimi związane. Jednym ze sposobów jest wdrożenie systemu zarządzania podróżami służbowymi. Elastycznym i prostym w użyciu narzędziem jest Mindento. Aplikacja umożliwia kontrolę nad procesem Travel & Expense, dzięki:
- porównywarce ofert oraz możliwości rezerwacji usług niezbędnych w trakcie podróży służbowych,
- automatyzacji i digitalizacji rozliczania wydatków firmowych,
- pełnemu wsparciu pracowników w trakcie delegacji.
W powrocie do regularnych podróży służbowych dostrzegamy zarówno wady, jak i zalety. W naszej opinii korzyści jest jednak zdecydowanie więcej. Spotkania bezpośrednie pozwalają poprawić relacje biznesowe, wprowadzają urozmaicenie w codziennych obowiązkach, ale także kreują nowe szanse na rozwój firm i samych pracowników.
Wznowienie wyjazdów służbowych powinno jednak odbywać się pod kontrolą, a podróże służbowe uzasadniać biznesowo.
Monitorować to można w prosty sposób dzięki aplikacji Mindento. Chcesz wiedzieć jak działa nasza aplikacja i w jaki sposób możemy Ci pomóc skutecznie zarządzać wydatkami służbowymi w Twojej firmie? Skontaktuj się z nami!
