W przeciwieństwie do realizowania zadań w sposób znany od zawsze, wdrożenie zmian nie jest łatwe. Co jednak, jeśli przyjęte kiedyś metody stały się nieefektywne? Motywacją do zmiany, która przekona zarówno zarządy jak i pracowników, jest dobrze przygotowany business case. Ważne jest jednak, aby przedstawić w nim to, co dla firmy najważniejsze – oszczędności lub zyski. Aby zrobić to rzetelnie i pozbyć się wątpliwości, przedstawiamy krok po kroku jak przekonać innych do automatyzacji Travel & Expense.
INWESTYCJA W AUTOMATYZACJĘ TO INWESTYCJA W FIRMĘ
Coraz więcej firm zauważa potrzebę zmiany w zarządzaniu procesem T&E. Szukają najlepszych rozwiązań i rozważają wszystkie za i przeciw wybranego dostawcy. Niestety, zainteresowani zakupem systemu nie są w stanie przewidzieć jego bezpośrednich korzyści, które można dostrzec niemal od razu po wdrożeniu zmian. Wątpliwości odwlekają optymalizację lub zupełnie ją blokują. Pytanie tylko gdzie czai się większe ryzyko: w inwestycji w automatyzację, czy w odkładaniu w czasie potrzebnych zmian?
Aby odpowiedzieć sobie oraz zarządom na to pytanie, należy przygotować business case. Niestety już na pierwszym etapie dyrektorzy finansowi napotykają przeszkody. Ważne elementy, które trzeba zawrzeć, są często nieoczywiste lub bardzo trudno mierzalne. Jedynym rozwiązaniem jest poświęcenie czasu na wgłębienie się w proces T&E, poznanie mocnych i słabych stron oraz zestawienie ich z celem do którego dąży firma i wyzwaniami, jakie spotyka na drodze. Dopiero zebranie rzetelnych danych pozwoli odpowiednio oszacować elementy kosztowe, a przede wszystkim odpowiedzieć na pytanie: Czy firma znajduje uzasadnienie by zainwestować w system do zarządzania Travel & Expense?
JAK STWORZYĆ DOBRY BUSINESS CASE?
Skoro już wiesz, że potrzebujesz dokładnego business case, pora dowiedzieć się jak go przygotować, aby jasno przedstawiał obecny stan podróży służbowych i wydatków, precyzował potrzeby firmy, a także wyłonił odpowiedniego dostawcę i uzasadnił biznesowo inwestycję. Krok po kroku przejdziemy przez przygotowanie business case i pokażemy w jaki sposób to zrobić i na co zwrócić uwagę.
Krok 1 – ustalenie celu
Przed budowaniem business case, sprawdź zbieżność z celami firmy. Poszukaj odpowiedzi dlaczego decydujesz się na wdrożenie automatyzacji w procesie T&E? Warto też zastanowić się, co jest główną motywacją dla tej inwestycji – czy firmie najbardziej zależy na oszczędnościach, czy może na zyskaniu cennego dla wszystkich czasu? Niezależnie od celu stwórz misję projektu i określ wpływ jego efektów na całą firmę, tak by to było jasne dla pracowników i sponsorów projektu. Oprócz celu, wypisz też wszystkie pain points obecnego procesu oraz wyzwania, które mogą pojawić się w trakcie wdrażania nowego systemu. Pomyśl jakie rozwiązania sprostają potencjalnym wyzwaniom.
Krok 2 – przedstawienie, udokumentowanie aktualnego procesu
Drugim krokiem jest przyjrzenie się obecnie działającemu procesowi. Identyfikacja i rozpisanie procedur, które obecnie działają w firmie, pomoże ujawnić ukryte koszty, będące następstwem np. realizacji zadań w sposób ręczny. Dobrą metodą jest przeprowadzenie wywiadu z każdym typem interesariusza, a checklista, która pozwoli przejść od początku do końca przez cały proces będzie w tym przypadku bardzo przydatna. Następnie należy zidentyfikować wszystkie koszty związane z odbywaniem podróży i pozostałymi wydatkami oraz pojawiające się kwestie compliance. W tym kroku najłatwiej sprawdzić ile czasu trwa realizacja jednego zadania w ramach procesu. Przykładowa checklista i potencjalne odpowiedzi, zamieszczamy niżej:
Jakie kroki są wymagane w Twojej firmie by skutecznie zarządzać wyjazdami służbowymi i wydatkami?
- wnioskowanie o budżet na wyjazd lub wydatek
- autoryzacja wydatków
- kompletowanie dokumentów
- sporządzanie rozliczeń podróży i zestawień wydatków przez pracowników
- przekazywanie rozliczeń do zatwierdzenia
- zatwierdzanie zestawień wydatków przez managerów
- uzgodnienie zestawienia wydatków przez dział finansowy
- zatwierdzanie rozliczeń zestawień wydatków i delegacji na potrzeby rozliczenia się z zaliczek i zwrotu kosztów pracownikom
- księgowanie
- inne
Co potrzeba pracownikowi by przygotować rozliczenie delegacji lub wydatków?
- materiały biurowe (papier, drukarka, zszywacz itp.)
- przestrzeń do przechowywania dokumentów
- wzory rozliczeń np. w Excelu
- mapa z GPS
- utrzymanie i aktualizacja odpowiedniej wersji wzorów
- intranet firmowy
- inne
Jakie są przeszkody by przestrzegać zasady obowiązujące w firmie?
- brak świadomości i znajomości zasad przyjętej polityki wyjazdów służbowych i wydatków
- brak łatwej dostępności do polityki wydatków/wyjazdów służbowych
- błędy spowodowane ręcznym wprowadzaniem danych,
- jedna faktura dostarczona dwa razy lub ta sama faktura dostarczana przez dwóch pracowników
- przedstawianie przez pracowników do rozliczenia wydatków niezgodnych z obowiązującymi zasadami już po fakcie dokonania wydatku w tzw. „dobrej wierze”
- nadużycia
- inne
Jaki jest średni czas oczekiwania przez pracownika na zwrot za wydatki?
- 0-7 dni
- 7-14 dni
- 15-30 dni
- 30-60 dni
Zazwyczaj w jaki sposób pracownicy dostają zwroty za wydatki?
- przy okazji sporządzania listy płac
- gotówka
- przelew
Krok 3 – Rozpoznanie wyzwań
Kolejnym krokiem jest ocena wewnętrznych pain points aktualnego procesu. Pracownicy firm, które przeszły na zautomatyzowany system, zwykle wskazują 5 obszarów:
- zarządzanie procesem (36% respondentów)
- przejrzystość zestawień wydatków, , rozliczeń delegacji i danych o procesie (23%)
- system rezerwacji hoteli i biletów na połączenia środkami transportu (10%)
- integracja z innymi systemami w firmie, np. CRM (10%)
- czas zwrotu środków dla pracowników za poniesione wydatki (9%)
Następnie zwróć uwagę na kluczowe elementy, które stanowią w Twojej firmie największe wyzwanie. Z pomocą checklisty a także wymienionych wyżej obszarów, przejrzyj proces raz jeszcze, zwracając uwagę na koszty i zgodność z zasadami. W ten sposób wyłonisz te zagadnienia na które należy zwrócić szczególną uwagę. W trakcie oceny, zastanów się nad rozwiązaniami, które stosowane są w podobnych organizacjach.
Krok 4 – czego potrzebuje Twoja firma?
Kiedy już określiłeś najsłabsze ogniwa procesu, pora ustalić w jaki sposób wypełnić powstałe luki. W tym przypadku należy odpowiedzieć na pytania: Czy któreś zadanie/etap zajmuje zbyt wiele czasu? Czy koszty przygotowania i wypełniania rozliczeń delegacji nie są za wysokie? Czy pracownicy nie czekają zbyt długo na zwrot własnych środków? Odpowiedzi na tego typu pytania pozwolą zidentyfikować potrzeby poszczególnych interesariuszy.
Aby lepiej zrozumieć potrzeby firmy stwórz zespół składający się z przedstawicieli poszczególnych grup pracowników. Wysłuchanie i zrozumienie potrzeb każdej zaangażowanej w proces osoby pozwoli efektownie go zoptymalizować. Ponadto, dzięki temu pracownicy poczują, że współtworzą firmę i mają realny wpływ na jej rozwój. Po otrzymaniu informacji zwrotnych, sporządź listę wymagań i kluczowych funkcji. Pomocne mogą być wyniki badań liderów branży gdzie respondenci wskazali niezbędne funkcje (zamieszczamy je w nawiasach):
- łatwość w obsłudze (65%)
- automatyzacja pracy (50%)
- integracja z systemem HR i finansowym (41%)
- aplikacja mobilne (36%)
- generowanie zestawień wydatków i rozliczeń delegacji (35%)
- funkcjonalności pomagające egzekwować politykę wyjazdów służbowych i wydatków (33%)
- zintegrowany system rezerwacji hoteli i zakupu biletów (23%)
Krok 5 – ocena dostawców
Teraz przyszła pora na przyjrzenie się dostawcom. Na rynku dostępny jest cały wachlarz możliwości i systemów, ważne jednak, aby wybrać taki, który najbardziej dopasuje się do potrzeb Twojej firmy. Wybór dostawcy nie należy do łatwych, dlatego niżej przedstawiamy co warto zrobić, aby ułatwić to zadanie:
- po pierwszym zawężeniu puli dostawców, sprawdź ich pod względem ilości zaspokojonych potrzeb i wybierz tych, którzy spełniają wszystkie lub większość kryteriów
- ustal czy wyższa cena uzasadnia dodatkowe funkcjonalności lub wyższy poziom wsparcia
- sprawdź opinie w internecie
- wyeliminuj tych dostawców, których rozwiązania przekraczają twój budżet a następnie tych, którzy dostarczają mniej wymaganych przez ciebie funkcjonalności
Krok 6 – uzasadnij inwestycję
Jeżeli zawęziłeś już listę potencjalnych dostawców, przyszła pora na stworzenie biznesowego uzasadnienia dla inwestycji (ROI). Najczęściej przemawiającym argumentem są oszczędności, dlatego wymienimy kilka obszarów, w których dzięki automatyzacji możesz obniżyć koszty poprzez:
- zwiększenie zgodności z polityką podróży służbowych i wydatków – brak podwojonych kosztów, oflagowanie niezgodnych z regułami wydatków, analityka i przegląd trendów oraz stopnia zgodności
- wyeliminowanie kosztów logistycznych, np. kurierskich, szczególnie w firmach wielooddziałowych – wszystkie dokumenty są w jednym systemie, do którego każdy zaangażowany ma dostęp
- oszczędności materiałów biurowych – papier, toner, oraz kosztów archiwizacji
- wyeliminowanie zadań wymagających zbierania dokumentów i ręcznego wprowadzania danych, poświęcanie mniejszej ilości czasu księgowania i oraz analizę kosztów, brak potrzeby wyrywkowego sprawdzania rozliczeń pracowników
Krok 7 – przedstawienie zwrotu z inwestycji
Zwrot z inwestycji (ROI) jest kluczowym argumentem, który może przekonać do podjęcia działań. Każda inwestycja musi zmierzyć się z pytaniami o potencjalne koszty oraz oszczędności. Udowodnienie długoterminowych korzyści może być twoim asem w rękawie. Ważne jest, aby dokładnie zastanowić się nad korzyściami, szczególnie że niektóre z nich są trudno mierzalne czy zauważalne. Należą do nich przykład satysfakcja pracowników, mniejsza frustracja, które prawdopodobnie nie będą motorem inwestycji, ale z pewnością jej istotnymi aspektami. Zademonstrowanie porównania faktycznych kosztów procesu i korzyści finansowych inwestycji jest najważniejszym działaniem, które uzasadni zmianę systemu. Swoją prezentację warto oprzeć o statystyki, np. z Certify’s Annual Expense Management Trends Survey for 2017. Najważniejsze funkcjonalności w kontekście ROI, które wymienili badani:
- wzrost efektywności każdego uczestnika procesu (57%)
- redukcja kosztów procesowych (48%)
- dostęp mobilny (22%)
- kontrola rezerwacji hoteli i przelotów, dzięki autoryzacji wydatków jeszcze przed podróżą (22%)
- ograniczenie nadużyć (22%)
Krok 8 – zarządzanie ryzykiem
Kolejnym ważnym aspektem jest zidentyfikowanie zagrożeń związanych z wdrożeniem systemu. Każdy projekt niesie za sobą ryzyko, dlatego należy bliżej się im przyjrzeć oraz porównać ryzyka obecne z tymi, które wiążą się z wprowadzeniem zmiany.
Problemy, które firma może napotkać, to np.:
- brak budżetu na realizację projektu
- nowe rozwiązanie może nie spełnić potrzeb firmy
- opór pracowników na zmiany
- zakłócenia bieżącej działalności poprzez zmianę stabilnego procesu
- zmiana wymaga szkolenia
Ryzyka związane z opóźnieniem zmian lub niewdrożeniem ich:
- utrzymywanie nieefektywnego procesu
- marnowanie cennego czasu pracowników
- brak przejrzystości wydatków
- większa możliwość nadużyć lub podwójnego deklarowania wydatków
- trudności w kontroli przebiegu procesu
Krok 9 – wdrożenie projektu
Po wybraniu dostawcy i zabezpieczeniu środków na inwestycję w projekt, przyszedł czas na wdrożenie zmian. Współpraca z project managerem da gwarancję uwzględnienia, wszystkich istotnych elementów podczas wdrożenia.
Krok 10 – dokumentacja korzyści
Gdy system już działa, przyszedł czas na obserwowanie faktycznych zmian, które pojawiły się wraz z automatyzacją procesu. Na tym etapie ważne jest, abyś zmierzył korzyści i dostarczył wyniki zaangażowanym w projekt. Jest to doskonały moment na monitoring procesu, identyfikację oszczędności, a nawet rejestrowanie liczby godzin spędzonych przez pracowników nad przygotowaniem rozliczeń. Zebrane dane będą niezbędne do wykazania rzeczywistego ROI. Uzyskane informacje pomogą także zestawić oczekiwania z rzeczywistymi korzyściami.
ZAKOŃCZENIE
Przejście na zautomatyzowany system nie jest skomplikowanym zadaniem, a przedstawione wyżej kroki powinny w dużym stopniu pomóc się do tego przygotować. Aby jeszcze bardziej to ułatwić, przygotowaliśmy gotowy model Excela, w którym wystarczy podstawić własne dane i dzięki temu przekonać się czy zakup systemu TEM jest słuszną inwestycją. Aby otrzymać model, wypełnij formularz kontaktowy i zarejestruj się przez naszą stronę www.
