Przebieg procesu T&E
Większość firm opracowała wewnętrzne procedury związane z planowaniem, zakupem i rozliczaniem podróży służbowych. Zazwyczaj proces przebiega według poniższego schematu:
- stworzenie budżetu podróży i wnioskowanie
- akceptacja budżetu przez przełożonego
- zakup biletów i noclegów
- gromadzenie przez pracowników dokumentów niezbędnych do udokumentowania poniesionych wydatków firmowych i rozliczenia delegacji
- opisanie dokumentów i wprowadzenie ich do formularza w Excelu lub workflow
- zatwierdzenie kosztów przez przełożonego
- dostarczenie dokumentów w formie papierowej do działu księgowości
- wprowadzenie poprawek lub uzupełnienie brakującej dokumentacji – jeśli została pominięta lub zagubiona
- kolejna weryfikacja dokumentów przez dział księgowości i przełożonego
- uzgodnienie salda i zwrot poniesionych wydatków
Proces ten zazwyczaj jest wieloetapowy i czasochłonny co utrudnia zarówno kontrolowanie bieżących kosztów jak i stworzenie długofalowego planu finansowego w obszarze wydatków pracowniczych.
Compliance dzięki automatyzacji
Digitalizacja procesu podróży i wydatków służbowych i związanych z nimi rozliczeń zmniejsza ilość osób, które biorą udział w jego realizacji i weryfikacji. Skrócony obieg dokumentów oraz ich uporządkowanie pozwala na oszczędność czasu dla wszystkich zaangażowanych osób. Dostęp do cyfrowej wersji dokumentów jest możliwy z każdego miejsca za pomocą urządzeń mobilnych.
Korzyści z cyfryzacji w obszarze podróży służbowych i wydatków
- obsługa procesu w pełnym zakresie “all-in one & end-to-end”
- oszczędność czasu wszystkich zaangażowanych
- skalowalność dostosowana do specyfiki środowiska ICT
- pełna ścieżka audytu
- możliwość szybkiej reakcji w przypadku zaobserwowania niegospodarności czy nadużyć
- niższe koszty zakupu podróży
ROI – wskaźnik rentowności projektu digitalizacji podróży i wydatków służbowych
ROI pochodzi z dwóch źródeł: niższych kosztów zakupu i redukcji kosztów procesowych. Niższe koszty podróży wynikają z faktu, że wszystkie oferty są stworzone z wykorzystaniem aktualnie najlepszych cen dostępnych online. Korzystanie z aplikacji oznacza niższe opłaty transakcyjne i przekłada się na mniejszą ilość anulowań rezerwacji. Zakres end-2-end pozwala zaoszczędzić czas poświęcony na zaplanowania podróży i zakupu a następnie na dokonanie rozliczenia wydatków służbowych. W aplikacji zawsze dokonujemy zakupów w j walucie lokalnej, przez co możemy uniknąć ukrytych kosztów przewalutowań podczas płatności na miejscu w hotelu.
Aplikacja Mindento opiera się na zwinnej automatyzacji. Ponieważ obejmuje automatyzację pojedynczych procesów jest szybka we wdrożeniu i wymaga krótkiej ścieżki decyzyjnej. Stopa zwrotu z inwestycji (ROI) jest wysoka i w zasadzie natychmiastowa. Z uwagi na większą elastyczność w porównaniu do tradycyjnej automatyzacji nasze rozwiązanie pozwala czerpać korzyści z automatyzacji jeszcze przed docelową standaryzacją procesów.
