Podróż kojarzy się z relaksem. A podróż służbowa? Ze sporą dawką obowiązków i równie dużą dawką stresu. Niestety natłok zadań nie jest związany jedynie z celem podróży, np. spotkaniem z klientem, ale z samą organizacją wyjazdu i formalnościami. Z tego powodu pracownicy nie potrafią w pełni skupić się na najważniejszym zadaniu, rozpraszając swoją uwagę na milion pobocznych spraw.
ROZPRASZACZE W OBSZARZE PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH
Według badań KDS, aż 88% pracowników zarządza wydatkami z podróży w trakcie swojej pracy. Czy jesteś jednym z nich? Skupienie uwagi na rozliczeniach i wypełnianiu dokumentów prowadzi do zaniedbania zadań bieżących. Rozproszony pracownik albo nie ma czasu na wykonanie pozostałych obowiązków, albo zajmuje się nimi połowicznie. W tej sytuacji poszkodowanym nie jest jedynie zatrudniony, ale również jego przełożony i idąc dalej – firma. Przedsiębiorstwo marnuje w ten sposób swój najlepszy zasób, jakim są ludzie.
Co rozprasza pracownika? Jeszcze przed samym wyjazdem, podróżujący poświęca wiele godzin na szukanie odpowiedniego środka transportu, noclegu, następnie zakup biletów oraz uzyskanie zgody. Te czynności już wywołują u podróżującego niepotrzebny stres oraz zabierają czas pracy. Przede wszystkim jednak rozpraszający jest stos papierków, które cały czas towarzyszą pracownikowi podczas podróży (przy jednodniowym wyjeździe jest to co najmniej 5 kwitów potwierdzających wydatki). Podróżujący musi pilnować aby zebrać wszystkie faktury i paragony, ale co więcej by ich na późniejszym etapie również nie zgubić. Bo zagubiony paragon to nieodzyskane pieniądze. Przy takiej ilości dokumentów łatwo także o dezorientacje – który paragon jest prywatny, w jakiej sytuacji dokonałem tego wydatku oraz czy jest on zgodny z zasadami firmy?
Czasochłonne oraz problematyczne jest również późniejsze rozliczenie wydatków, czyli opisanie, wypełnienie dokumentów, określenie sposobu płatności, uzupełnienie dat i godzin czy przebiegu. Rozliczenie delegacji odbywa się w arkuszach kalkulacyjnych, co zamienia to zadanie w bardzo mozolny proces. Męczące są również rozliczenia wydatków, które składają się z kwot w różnych walutach, ponieważ niektóre z czynności trzeba powtarzać parokrotnie.
BAGAŻ NEGATYWNYCH DOŚWIADCZEŃ
Najczęstszym uczuciem, które towarzyszy pracownikom podczas wykonywania wymienionych obowiązków jest frustracja. Niejednokrotnie idzie ona w parze ze znużeniem i poczuciem marnowania czasu. Wielu osobom towarzyszy także presja związana z odpowiedzialnością – rozliczanie delegacji jest trudnym procesem, dlatego pracownik oddając komplet dokumentów do działu księgowości błaga w duchu o to, aby wszystko było poprawne. Bo jeśli wkradł się błąd, to podróżujący jest skazany na spędzenie kolejnych godzin nad papierami. W przypadku pomyłki poszkodowani są również księgowi, na których spada mało wdzięczna rola „czepliwych”. Z powodu braku odpowiedniego systemu, wielokrotnie pracownicy muszą również udowadniać pracodawcy, że wszystko zrobiło się zgodnie z obowiązującymi w firmie zasadami.
Niechęć do zadań prowadzi do nadużyć – pomimo częściej przyjmowanej postawy uczciwości (71% badanie KDS), wśród pracowników znajdują się osoby, które chętnie wypełniają dokumenty na swoją korzyść. W tym celu zawyżają przebiegi lub opłaty za usługi, za które nie otrzymało się paragonu.
Najważniejszym jednak problemem, który wynika z narzuconych obowiązków i frustracji jest główny cel podróży służbowej, który gdzieś po drodze się rozmywa. Pracownicy kojarzą wyjazdy z późniejszym ich rozliczaniem, co przeszkadza im w skupieniu się w pełni na projekcie. Cały wór obowiązków oraz rozkojarzenie doprowadzają do tego, że najważniejszy cel podróży służbowej zostaje zagrożony, a pozbycie się rozpraszaczy umożliwia za to osiągniecie go w szybszy i łatwiejszy sposób.
KONCENTRACJA NA NAJWAŻNIEJSZYM
Obecna sytuacja wynika z odmiennych potrzeb: dostępne systemy odpowiadają na problemy albo pracowników, albo przedsiębiorstwa. Brakuje więc rozwiązania, które scaliłoby te wymogi i oferowało uniwersalny sposób, aby zaspokoić zainteresowanych.
A zaspokojenie potrzeb każdej ze stron wydaje się być proste: przede wszystkim pozbycie się zbędnej papierologii, wprowadzając elektroniczny obieg dokumentów oraz automatyzację procesu (m.in. e-faktury, e-archiwum). Wystarczy zrobić zdjęcie paragonu smartfonem i pracownik nie musi martwić się o kolekcję papierków, z którymi podróżuje. Aby zmniejszyć ryzyko błędu i tym samym frustracji księgowości oraz podróżującego należy wprowadzić automatyczne obliczenia, które odciążą zaangażowanych w proces oraz oddadzą cenny czas. Dodatkowe minuty na bieżące zadania da również uzupełnianie danych z poziomu aplikacji mobilnej. Wdrożenie do systemu zestawu reguł compliance zmniejszy za to stres, a większy przejrzystość. Wisienką na torcie jest za to integracja online z agencjami business travel i systemami ERP.
Wystarczy więc jeden system, jednak z holistycznym podejściem, który niewidzialną siecią łączy wszystkie potrzeby, aby zintegrować je w całość. Rozwiązanie, które pozwala zaoszczędzić czas, ale także odciążyć głowę, pozbywając się szeregu obowiązków. Tylko w ten sposób spokojny pracownik będzie mógł wyjechać w podróż służbową i zająć się najważniejszym: biznesem.
