Większość firm nadal zmaga się z realizacją procesu zakupowego w praktyce. Wynegocjowane warunki są trudne do weryfikacji, a dynamika cen bieżących noclegów i przelotów nie pozwala na uchwycenie wiarygodnej i niezaprzeczalnej informacji o osiągniętych efektach, zarówno tych pozytywnych jak negatywnych. Dodatkowo proces składa się z kilku etapów, które w praktyce często rozciągają się w czasie lub sprawiają problemy komunikacyjne z zewnętrzną agencją, a później podczas kompletowania dokumentów.
PROCES TRAVEL & EXPENSE
Zazwyczaj działa to podobnie – najpierw należy zawnioskować i stworzyć budżet, a następnie budżet musi zostać zaakceptowany przez menadżera. Dopiero po akceptacji wykupujemy ofertę. Pracownicy wybierający się na służbowy wyjazd generują koszty, co wywołuje kolejny problem. Poniesione koszty, muszą zostać rozliczone na podstawie odpowiednich dokumentów, które pracownicy przywiozą do firmy. Zdarza się, że są one niekompletne, bądź nieprawidłowo opisane lub po prostu zgubione. Większość firm nie dysponuje odpowiednimi narzędziami do zarządzania podróżami i wydatkami, a proces jest złożony i wieloetapowy, ciężki do weryfikacji. Dokumenty krążą pomiędzy pracownikiem menadżerem i działem księgowości, a największą wadą jest korzystanie z tradycyjnych narzędzi, które nie są zdigitalizowane – korzystamy z maila, często wprowadzamy dane do Excela i osobno rozliczamy dokumenty zakupowe.
DOŚWIADCZENIE CFO: END-2-END, NOWOCZESNA APLIKACJA ROZWIĄZANIEM PROBLEMÓW. WYGODA I COMPLIANCE ZAPEWNIONE
Coraz więcej firm usprawnia swój system zarządzania procesem i zaczynają korzystać z odpowiednich programów do tego przeznaczonych. Główną zaletą tego rozwiązania jest digitalizacja całego procesu, przez co potrzeba mniej osób, które biorą udział w jego realizacji i weryfikacji. Proces przeprowadzony w takiej aplikacji jest przyjazny dla użytkowników – cechuje się szybkością i łatwością rozliczeń, a dyrektorzy finansowi zajmują się jedynie weryfikacją wyjątków i kosztów operacyjnych. Narzędzia posiadają możliwość płatności kartami płatniczymi oraz określania limitów poszczególnych wydatków. Po przekroczeniu takiego limitu operacja jest flagowana. Kolejnym ułatwieniem, jest fakt, że skan paragonu jest zachowany bezpośrednio w chmurze, przez co znika ryzyko zgubienia dokumentu. Dokumenty można załączać przy pomocy telefonu lub laptopa.
DODATKOWE KORZYŚCI
Oprócz workflow aplikacja umożliwia rezerwację hoteli, zakup biletów kolejowych i lotniczych. Rozliczenie kosztów z jej poziomu jest bardziej intuicyjne i robione automatycznie – możemy skorzystać z wyliczenia nie tylko diet, ale także załączonych dokumentów wydatkowych. System umożliwia odwołanie podróży lub zmiany w rezerwacji.
ROI – WSKAŹNIK RENTOWNOŚCI
ROI pochodzi z dwóch źródeł: niższych kosztów zakupu i redukcji kosztów procesowych. Niższe koszty podróży wynikają to z faktu, że wszystkie oferty są stworzone z wykorzystaniem najlepszych cen dostępnych online. Korzystanie z aplikacja oznacza niższe opłaty transakcyjne i przekłada się na mniejszą ilość anulowań rezerwacji. Korzystanie z aplikacji end-2-end pozwala zaoszczędzić czas z 30 minut do 8 w przypadku zaplanowania podróży i zakupu; oraz z o 15 minut w przypadku rozliczenia delegacji lub wydatków. W aplikacji zawsze dokonujemy zakupów w swojej walucie, przez co możemy uniknąć ukrytych kosztów przewalutowań podczas płatności na miejscu w hotelu.
