Znaczenie compliance dla firmy
Jednymi z większych wyzwań stojących przed firmą jest zapewnienie przejrzystości i zgodności działań pracownika z obowiązującymi zasadami, czyli compliance.
Jakie funkcje spełnia compliance w firmie?
- funkcja kontrolna – dokonywanie cyklicznych kontroli weryfikujących czy procedury i zasady przyjęte przez firmę są stosowane
- funkcja dowodowa – gromadzenie dokumentacji, stanowiącej dowód działania systemu compliance w przedsiębiorstwie
Compliance jest ważnym elementem procesów wydatków pracowniczych i podróży z uwagi na fakt, że decyzje o zakupach (wydatkowanie środków firmowych) w wielu przypadkach są podejmowane przez pracowników, a następnie nie podlegają szczegółowej kontroli. Z kolei decyzje dotyczące usług czy wydatków konsumpcyjnych (np. spotkania z klientami w restauracjach) stanowią pole do nadużyć finansowych.
Rozszerzając tradycyjnie pojmowanie pojęcia compliance możemy przyjąć, że oznacza ono sposób organizacji przedsiębiorstwa oraz wszystkie stosowane przez firmę środki zapewniające zgodność z przepisami prawa oraz normami o charakterze pozaprawnym.
Prawidłowo skonstruowany system zarządzania compliance nie tylko wykrywa nieprawidłowości w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, ale również im zapobiega. Aplikacja Mindento została zaprojektowana w taki sposób, by spełnić te wymogi w obszarze T&E.
Jednocześnie system zarządzania zgodnością powinien być na bieżąco udoskonalany a wszyscy pracownicy, współpracownicy, kontrahenci oraz kadra kierownicza powinni znać odpowiednie procedury i umieć je stosować w praktyce.
Obszary objęte systemem zarządzania compliance
Obszary, które powinny zostać objęte systemem zarządzania compliance zależą przede wszystkim od przedmiotu działalności przedsiębiorcy. Dla większości firm będzie to:
- odpowiedzialność związana z prawidłowym prowadzeniem ksiąg i rachunkowością oparta o ustawie o rachunkowości i kodeksie karno skarbowym
- prawo podatkowe – prawidłowe zorganizowanie procesu przepływu informacji i dokonywanie aktualizacji zgodnie ze zmianami przepisów
- odpowiedzialność związana z prawem pracy w oparciu o kodeks pracy
- odpowiedzialność związana z korupcją
- postępowanie pracowników w zgodzie w zasadami przyjętymi przez firm
Wzrost znaczenia compliance w polskich firmach
Z uwagi na znaczny przyrost przepisów prawnych oraz ich wzajemne powiązania zaobserwować można znaczący wzrost znaczenia compliance w polskich firmach.
Nie bez znaczenia pozostaje również coraz większe wykształcenie kadry zarządzającej, a co za tym idzie – rosnąca świadomość odpowiedzialności związanej z pełnieniem funkcji kierowniczych. Coraz częściej dostrzegana jest także konieczność działań prewencyjnych, chroniących firmę przez sprzeniewierzeniami i nadużyciami dokonywanymi przez pracowników. Pojęcie compliance zyskuje na znaczeniu nie tylko sektorze finansowym dużych firm, ale również wśród małych i średnich przedsiębiorców (MŚP).
Wprowadzenie sprawnie działającego systemu compliance powinno stanowić dzisiaj standard będący wyrazem poszanowania zasad etycznych w biznesie, a także
spójnej wizji solidnej i uczciwej firmy.
W jaki sposób aplikacja Mindento wspiera compliance dla CFO?
- pre approval wydatków
- wymaga podawania niezbędnych informacji dotyczących danego rodzaju wydatków np. reprezentacji i uczestnictwa w spotkaniach
- uniemożliwia prośbę o kilka zwrotów tego samego wydatku
- dostarcza przejrzyste dane, które łatwo analizować
- zapewnia zgodność z przepisami prawa w zakresie podróży służbowych
