Nie wyobrażamy sobie już codziennej pracy bez stałego dostępu do internetu oraz urządzeń elektronicznych. Technologia otacza nas wszędzie: od elementów życia codziennego takich jak opłacanie rachunków czy kupowanie biletu w autobusie, po wykonywanie obowiązków służbowych.
Coraz więcej firm, chcąc usprawnić funkcjonowanie oraz zoptymalizować swoje procesy, sięga po narzędzia oparte na zaawansowanych rozwiązaniach technologicznych.
Jakie korzyści niesie za sobą wprowadzenie cyfryzacji procesów wewnętrznych w przedsiębiorstwie?
- ułatwienie komunikacji pomiędzy pracownikami, działami, oddziałami czy klientami firmy
- nieograniczony dostęp do zasobów i dokumentów przedsiębiorstwa, niezależnie od lokalizacji pracownika.
- płatności online, umożliwiające natychmiastowy przepływ środków pomiędzy kontrahentami czy klientami.
- możliwość stworzenia kopii zapasowych zasobów przedsiębiorstwa.
- łatwa archiwizacja dokumentów.
To tylko nieliczne, najbardziej uniwersalne przykłady, które znajdą swoje zastosowanie w każdej firmie. W zależności od rodzaju prowadzonej działalności oraz branży, w jakiej funkcjonuje, automatyzacja procesów może nastąpić na praktycznie każdym etapie.
DIGITALIZACJA DOKUMENTÓW ZWIĄZANYCH Z WYDATKAMI SŁUŻBOWYMI
Digitalizacja dokumentów jest jednym z podstawowych i stosunkowo prostych elementów cyfryzacji, wpływających na usprawnienie procesów. Dotyczy to również procesu rozliczania wydatków służbowych. Wystarczy zrobić zdjęcie telefonem i wprowadzić rachunek do aplikacji. Dzięki temu nie tylko zyskujesz pewność, że nie zgubisz papierowej wersji dokumentu, ale także w szybki i łatwy sposób przypiszesz je do odpowiedniej kategorii, powiążesz koszty ze sposobem płatności i w zaledwie kilka minut przygotujesz rozliczenie.
Decydując się na digitalizację dokumentów, możemy uniknąć wielu błędów. Ręczne wprowadzanie numeru, kwoty czy innych danych z faktury wymaga od nas wyjątkowego skupienia. Dzięki zastosowaniu systemu OCR, czyli optycznego rozpoznawania znaków pozwalamy, aby technologia zrobiła to za nas. Poza niwelowaniem pojawiających się pomyłek to także oszczędność czasu dla pracowników odpowiedzialnych za prawidłowy obieg dokumentów oraz osób z działu księgowości zajmujących się finalnymi rozliczeniami poniesionych kosztów.
W zarządzaniu dokumentami niezbędna jest także ich archiwizacja na wypadek kontroli lub konieczności wyjaśnienia niejasności. Digitalizacja dokumentów pozwala na zrezygnowanie z segregatorów z oryginałami faktur. Plik cyfrowy możemy umieścić na dysku firmowym, czy w internetowej chmurze służącej do przechowywania danych. To jedno z powszechniejszych rozwiązań, na które decydują się firmy zatrudniające pracowników w trybie zdalnym i rezygnujące z prowadzenia fizycznego biura.
PODRÓŻE SŁUŻBOWE
Cyfryzacja procesów odgrywa znaczącą rolę w zarządzaniu podróżami służbowymi. Uzyskanie akceptacji przełożonego, znalezienie odpowiednich lotów lub innego środka transportu czy wyliczenie należnej diety – skoordynowanie wszystkich elementów delegacji to czasochłonny proces. Dlaczego w takim razie nie wykorzystać możliwości jego automatyzacji? Wystarczy jedna, prosta w obsłudze aplikacja, w której łatwo i w prosty sposób:
- pracownik wystąpi o zgodę na odbycie delegacji
- zarezerwuje niezbędne usługi związane z podróżą
- przechowa wszystkie najważniejsze dokumenty: polisy ubezpieczeniowe, faktury czy inne dokumenty kosztowe
- uzyska pełny podgląd do kosztów poniesionych w trakcie podróży służbowej
- w prosty i szybki sposób dokona pełnego rozliczenia wydatków, a także przekaże dokumenty do zaksięgowania
Digitalizacja i automatyzacja procesów pomaga usprawnić codzienne funkcjonowanie firmy, a oszczędność czasu oraz obniżenie kosztów to tylko dwie z wielu korzyści. Nieoceniony jest wzrost wygody pracowników oraz minimalizacja błędów. Poza możliwością optymalizacji Travel & Expense, na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań umożliwiających uproszczenie procesów zarządzania firmą dostosowanych do różnych branż i profili działalności.
