Oszczędność stanowi jedna z głównych korzyści automatyzacji. Dotyczy zarówno finansów, jak i czasu pracowników zaangażowanych w dany proces. Dzięki zastosowaniu automatyzacji w obszarze Rozliczania podróży i wydatków służbowych pracownicy mogą pozbyć się wykonywania uciążliwego, ale koniecznego obowiązku i skupić się na ich podstawowych zadaniach. Jednocześnie minimalizacji ulega ryzyko popełnienia błędów, np. przy wypełnianiu i opisywaniu dokumentów.
Niższe koszty podróży służbowych
Korzystając z aplikacji Mindento firma może ograniczyć koszty związane z podróżami służbowymi o 20% poprzez wybór najlepszej z dostępnych ofert na przejazdy/przeloty czy zakwaterowanie oraz przyspieszenie procesu.
Nie bez znaczenia pozostaje również fakt mniejszych opłat związanych z przewalutowaniem przez bank w przypadku wyjazdów zagranicznych. W aplikacji ceny są podane i rozliczane w PLN a przy przewalutowaniu zastosowany zostaje średni kurs NBP. W przypadku noclegów czy wynajmu samochodów oznacza to oszczędność w wysokości ok. 7-8% w porównaniu do płatności kartą na miejscu.
Skrócony obieg dokumentów i ich bezpieczeństwo
W aplikacji wszystkie dokumenty przypisane zostają do konkretnego pracownika i wyjazdu służbowego oraz przyporządkowane do odpowiedniej grupy kosztowej lub (MPK).
Dzięki możliwości zrobienia zdjęcia faktury telefonem i automatycznemu zapisaniu jej w aplikacji, pracownik nie musi gromadzić dokumentów w wersji papierowej i pamiętać o dostarczeniu ich w terminie do działu księgowości.
Dokumenty są zapisywane w chmurze i nie ma potrzeby ich drukowania, co przekłada się na oszczędności finansowe.
Pamiętajmy, że papierowe dokumenty mogą ulec zniszczeniu lub zagubieniu. Dzięki automatyzacji obszaru T&E zyskujemy również bezpieczeństwo danych.
Oszczędność czasu
Wyszukiwanie najatrakcyjniejszych cenowo połączeń lotniczych lub kolejowych oraz noclegów zajmuje dużo czasu. W wielu firmach zajmują się tym bezpośrednio pracownicy, którzy mają udać się w podróż służbową. W naszej aplikacji zgromadzone są najkorzystniejsze w danym momencie oferty, dzięki czemu pracownik (lub osoba do tego wyznaczona) nie musi tracić czasu na przeglądanie serwisów internetowych i porównywarek cen.
Wnioskowanie, zatwierdzanie i rozliczanie podróży służbowych odbywają się w aplikacji. Pracownicy nie muszą wprowadzać danych do tabel w Excelu, gromadzić i opisywać dokumentów i oszczędzają 80% czasu w porównaniu z manualnym procesem.
Dodatkowo, aplikacja Mindento gwarantuje zgodność z aktualnymi przepisami finansowymi i księgowymi, co pozwala uniknąć późniejszych korekt.
Dlaczego warto korzystać z aplikacji Mindento?
Zbudowaliśmy skuteczne narzędzie do planowania, zakupu i rozliczania wydatków związanych z podróżami, dzięki któremu:
- Odciążysz pracowników – czas spędzony na rezerwacji i rozliczaniu delegacji obniżysz o 80%
- Skrócisz proces rozliczania i księgowania wydatków o 90%
- Obniżysz o 20% wydatki na podróże i ich obsługę
- Zyskasz pełną kontrolę – realnie zarządzisz działającym, przejrzystym procesem
- Zachowasz pełną zgodność z polityką firmy (compliance)
- Zyskasz porządek – skończysz z zagubionymi rachunkami i fakturami
- Zminimalizujesz ilość drukowanych dokumentów, wymagających opisania i podpisów
- Ograniczysz możliwość błędnie opisanych wniosków i faktur, które będą wymagały korekty
