Praca zdalna i hybrydowa to dziś standard w wielu organizacjach. Coraz więcej zespołów funkcjonuje w pełnym rozproszeniu – podróżują, pracują z różnych miast czy krajów, rzadko pojawiają się w biurze. Z punktu widzenia efektywności operacyjnej to często duży zysk. Ale z perspektywy CFO oznacza również ogromne wyzwania w kontroli wydatków służbowych.
Rozproszenie fizyczne oznacza często rozproszenie finansowe. A tam, gdzie brakuje kontroli, pojawiają się ryzyka – nieefektywne procesy, błędy w rozliczeniach, brak compliance, czy po prostu problemy z prognozowaniem. Jak to zmienić?
1. To, czego nie widać, też trzeba kontrolować
Zespoły zdalne często nie mają osobistego kontaktu z działem finansowym. Nie przychodzą z fakturami do księgowości, nie pytają o zgodność czy kompletność dokumentów. I choć pracują sprawnie, to ich codzienne decyzje finansowe bywają niewidoczne dla CFO – aż do momentu, gdy trzeba je rozliczyć.
Efekt? Wydatki są rejestrowane z opóźnieniem, są często niekompletne. Pojawiają się zaległości, błędy, nieczytelne zdjęcia paragonów, a w najgorszym wypadku – próby nadużyć. CFO traci kontrolę, a dział księgowości działa reaktywnie, gasząc pożary.
2. Pracownicy nie są księgowymi
Nawet najbardziej zaangażowany pracownik nie zna zawiłości księgowych. Dla wielu z nich proces rozliczania kosztów jest frustrujący: drukowanie, opisywanie, podpisy, skany, maile, tłumaczenia. Im bardziej skomplikowany proces, tym większa szansa, że zostanie odłożony „na później” co powoduje opóźnienia w działach księgowych i stres po obu stronach.
Rozwiązaniem są intuicyjne narzędzia, które upraszczają ten proces – np. aplikacje mobilne pozwalające na szybkie zeskanowanie rachunku czy faktury, automatycznie przypisujące koszty i tworzące rozliczenia wydatków. Bez zbędnych kroków, bez stresu. Dzięki temu rośnie terminowość i kompletność rozliczeń, a zespół finansowy zyskuje spokój.
3. Brak centralnego systemu = chaos
Wiele firm nadal korzysta z Excela i e-maili jako podstawowych narzędzi rozliczania wydatków. W przypadku rozproszonych zespołów to przepis na chaos: brak aktualizacji w czasie rzeczywistym, trudności w monitorowaniu zgodności z budżetem, problemy z audytem.
Durektor finansowy potrzebuje dziś centralnej, dostępnej zdalnie platformy, która umożliwi nie tylko śledzenie wydatków, ale też ich planowanie, analizę i zgodność z polityką firmy. Kluczowe jest też automatyczne wykrywanie błędów – np. duplikatów, nieprawidłowych kategorii, braków formalnych. To właśnie compliance w wersji smart.
4. Zwinność finansowa wymaga automatyzacji
Zespoły zdalne działają szybko. Decyzje często są podejmowane w biegu gdyż tego wymaga sytuacja, dostosowanie się do klienta czy reakcja na sytuację kryzysową. Systemy finansowe powinny za tym nadążać.
Dlatego tak ważne jest, by proces rozliczeń był nie tylko prosty, ale też zautomatyzowany. Przykład? Płatność służbową kartą można rozliczyć automatycznie – bez konieczności każdorazowego opisywania i przesyłania dokumentów. Dodatkowo: inteligentne przypomnienia, integracje z systemami księgowymi, automatyczne raporty.
5. Dane to podstawa kontroli
Kiedy procesy są scentralizowane i zautomatyzowane, CFO zyskuje dostęp do pełnego obrazu finansów operacyjnych. Szczegółowe raporty pokazują, kto, gdzie i ile wydaje – w czasie rzeczywistym. Można analizować trendy, identyfikować ryzyka i planować z wyprzedzeniem. To ogromna zmiana względem sytuacji, w której dane są rozproszone po skrzynkach mailowych i arkuszach.
Co mogą zrobić CFO?
- Postawić na transparentność – wdrożyć zasady, które są zrozumiałe i łatwo dostępne dla wszystkich pracowników.
- Uprościć procesy – umożliwić rozliczanie w kilku kliknięciach, bez zbędnej biurokracji.
- Wprowadzić jedno narzędzie – dostępne zdalnie i mobilnie, z pełną funkcjonalnością i integracją z księgowością.
- Zautomatyzować, co się da – od skanowania rachunków po analizę wydatków i compliance.
- Korzystać z danych – opierać decyzje na aktualnych, szczegółowych raportach.
Aplikacje takie jak Mindento wspierają CFO w tych wyzwaniach
Mindento to przykład rozwiązania, które odpowiada na realne problemy zespołów zdalnych i potrzebę kontroli finansowej. Pozwala wygodnie skanować rachunki i faktury w aplikacji, automatycznie rozliczać płatności kartami służbowymi, wykrywać błędy i niezgodności z polityką wydatkową, a także generować przejrzyste raporty.
To nie tylko wygoda dla pracowników – to realne wsparcie w zarządzaniu ryzykiem i budżetem firmy. Automatyzacja, którą naprawdę widać.
