Stalgast Sp. z o.o.

Firma: Stalgast
Branża: polska firma działająca od 30 lat na rynku produkcji wyposażenia i projektowania nowoczesnych rozwiązań dla profesjonalnej gastronomii.

Wyzwania

długotrwały i uciążliwy obieg papierowych dokumentów (wnioski, rozliczenia)
bardzo duża ilość dokumentacji w wersji papierowej – trudność w jej przechowywaniu oraz odszukaniu odpowiedniego dokumentu
konieczność wprowadzania danych odręcznie do systemu księgowego
wiele kanałów dostarczania dokumentów do działu księgowego – dokumenty związane z rozliczeniami podróży służbowych były dostarczane przez pracowników zarówno w formie papierowej jak i mailem, co generowało trudności z odnalezieniem dokumentu
brak czytelności dokumentów z uwagi na ich wielokrotnie kopiowane

Wcześniejsze doświadczenia z cyfryzacją wydatków z obszaru T&E

firma nie miała wcześniej doświadczeń związanych z automatyzacją wydatków pracowniczych
pracownicy zatrudniani w firmie na przestrzeni ostatnich 3 lat spotykali się w poprzednich miejscach pracy z różnymi narzędziami do automatyzacji wydatków z obszaru T&E

Od kogo wyszła propozycja automatyzacji?

inicjatorem zmiany były osoby z działu księgowości

Uzyskane korzyści

skrócony obieg dokumentów
uporządkowana procedura rozliczeń wydatków podróży służbowych
bardzo duże ograniczenie ilości dokumentów w formie papierowej
wszystkie dokumenty w wersji zdigitalizowanej są w systemie
wsparcie zarówno w obszarze technicznym jak również procesowym – oprócz dostarczenia systemu pomagamy też w zaprojektowaniu procesów
wdrożenie aplikacji zmotywowało firmę do stworzenia precyzyjnej polityki wydatków służbowych